Posts

Be Agile and Lean

Lean transformaatio – ketterästi Leaniksi

Lean kuulostaa joltain hyvältä, intuitiivisesti tavoiteltavalta asialta. Vaan mitä se edes tarkoittaa? Viime kädessä Lean tarkoittaa: maksimoi arvo ja minimoi hukka.

Mikä tästä maalaisjärkeen kolahtavasta asiasta sitten tekee niin vaikeaa? Vaikeaa on sen kokonaisvaltaisuus. Onnistunut Lean toiminta vaatii kykyä soveltaa asiaa niin syvimmissä uskomuksissa kuin käytännön arjen toiminnassa.

Lean on kovassa nosteessa ja sitä lähestytään hyvin monesta kulmasta. On Lean-ajattelua, perinteistä tuotantoprosessin- ja arvovirtojen hiomista, toimialakohtaisia sovelluksia, Lean Startup-mallia, Kanbania, itseorganisoituvuutta, ihmislähtöisyyttä jne. Tarvitseeko todella sisäistää nämä kaikki? Tarvitsee.

Onneksi tämän voi tehdä helposti omaksumalla alussa esittämäni kiteytyksen (maksimoi arvo, minimoi hukka) myös itse Lean transformaatioon. Muutosprojektit tuottavat itsessään valtavasti hukkaa, jolla on muuten suomenkieleen mainiosti sopiva Lean-termi, Muda. Muutosprojektin aloittamisen suunnittelusta päättäminen ei ole Leania. Innokkaan alun jälkeen lässähtänyt projekti ei ole Leania. Varastoon asioiden opiskelu on Mudaa. Vesiputousprojektit tuottavat valtavasti Mudaa. Miksi suunnitella, jahkailla, kun voi tehdä?

Ota siis yksittäisiä askelia kohti pysyvää muutosta. Kokeile jotain pienesti. Katso tulosten suhteen totuutta silmiin, jalosta oppimaasi ja jatka eteenpäin. Yritä, epäonnistu ja onnistu. Opettele oppimaan. Tärkeintä on maksimoida oppimissyklin nopeus ja sen kautta tuotettava arvo sekä minimoida koko prosessissa tapahtuva hukka. Helppoa ja hauskaa.

Kuinka saada Leanilla tuloksia tietotyössä? Lataa ilmainen Lean-miniopas!

Johto on tukifunktio

Asiat muuttuvat hitaasti, koska vanhoihin ajatusmalleihin on helppo jämähtää. Nyt on hyvä hetki tuulettaa ajatukset tuoreiksi ja tulkita vanhat mallit uudelleen.

Organisaatiohierarkia on usein tapana kuvata kolmiona siten, että pomoporras on ylimpänä, työntekijät pahnan pohjimmaisena. Joskus asiakkaat on jätetty ulos koko kuviosta. Ko. organisaatiohierarkia-malli ei kuitenkaan ole otollisin lähtökohta silloin, kun organisaatio haluaa muuttua asiakaslähtöiseksi ja ketteräksi sekä motivoida henkilöstöä ja tiimejä itseohjautuviksi oppiviksi yhteisöiksi.

Johdosta yrityksen tukifunktio

Muutoksen vauhdittamiseksi organisaatiopyramidi kannattaakin järjestää uudelleen. Johto siirretään kolmion alimmalle tasolle samalla, kun asiakas nostetaan pyramidin yläosaan.

impact-pyramidi

Lähdetään siis pois siitä, joskus vain alitajuisestakin, uskomuksesta, että henkilöstön ydintehtävä on tukea johtoa ja johdon tavoitteita. Sen sijaan ymmärretään, että  johdon keskeinen tehtävä on tukea asiakaskeskeistä liiketoimintaa ja asiakasarvon tuottamista mm. tukemalla henkilöstön itseorganisoitumista, jolloin kaikki ottavat vastuuta liiketoiminnan kehittämisestä ja asiakkaista.

Johdosta tulee tukifunktio, jonka tehtävä on mahdollistaa asiakasarvon tuottaminen pyramidin ylemmille portaille. Myös IT, HR, viestintä ja muut tukifunktiot, samoin kuin prosessit, strategia ja visio ovat asioita, joiden tehtävä on mahdollistaa paremman asiakasarvon tuottaminen. Luonnollisesti myös henkilökunta on olemassa asiakasta varten. Voi kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta katse peiliin! Kuinka asiakaslähtöistä teidän toimintanne on?

Syntyy positiivinen kierre

Pyramidin uudelleen järjestelyn tuloksena organisaation olemassaololle ja työlle syntyy yrityksen liiketoiminnallista tavoitetta laajempi tarkoitus (purpose), joka antaa tekemiselle fokuksen, motivoi työntekijöitä ja houkuttelee uusia osaajia.

Uudelleenjärjestetty pyramidi kuvaa niitä edellytyksiä, joista syntyy motivoitunut henkilöstö, innovatiivinen kulttuuri ja entistä tyytyväisemmät asiakkaat. Loppuviimeksi arvoa syntyy tietenkin pyramidin huipulla olevalle yhteiskunnalle. Muodostuu ekosysteemi ja symbioosi, joka hyödyntää lopulta kaikkia pyramidin kerroksia.

Olisiko teillä aika muuttaa ajattelua ja toimintatapoja?

Lisää aiheesta

Emergent Leadership Topples the Pyramid by Jesse Lyn Stoner

Shifting the meaning of hierarchy to community by Dion Hinchcliffe

Vieraskynä: Onko tiimisi tuottama liikevaihto hyväksi liiketoiminnalle?

Julkaistu Flowan blogissa 24.11.2015

“Meillä menee kaikki aika tulipalojen sammutukseen. Asiakkaalta tulevien kehitysehdotusten toteuttamiseen ei jää aikaa.”

“Laskutusasteemme on hyvällä tasolla, joten hyvin menee!”

Molemmat ylläolevat lainaukset ovat samasta tilanteesta. Perinteisillä mittareilla tiimin liiketoiminta on kohdillaan: laskutusta tulee hyvin.

Monelle ei varmaan kuitenkaan tule yllätyksenä, että tuossa tilanteessa oltiin hyvin lähellä sitä, että asiakas olisi vaihtanut toimittajaa.

Hyvä liiketoiminta

Hyvä liiketoiminta on hyvää huomennakin. Sitä ei ratkaise kassavirta tänään, vaan asiakkaan tarpeiden täyttäminen tänään, huomenna ja ensi vuonna.

Perinteinen viisaus neuvoo seuraamaan kassavirtaa liiketoiminnan terveyden arvioimiseksi. Kassavirrasta ei voi kuitenkaan päätellä, maksaako asiakas sen takia, että saa toimittajalta arvoa, vai sen takia, ettei muita vaihtoehtoja tässä tilanteessa ole.

Tämän takia digibisneksen on tärkeä pitää käsi jatkuvasti asiakkaan pulssilla ja kysyä:

  • tuemmeko asiakkaamme liiketoimintaa?
  • tuotammeko enemmän arvoa kuin kustannuksia asiakkaalle?
  • näkeekö asiakas jatkosijoitukset juuri meihin kannattavina?

Miten sitten turvata softatiimin liiketoiminnan terveys?

Perinteinen vastaus tähän on vastuuttaa keskijohdon edustaja tähän tehtävään: avainasiakasvastaava tai myyntipäällikkö tapaavat asiakkaan kanssa säännöllisesti. Ikävä kyllä tässä tapauksessa tekijät jäävät sivuun keskustelusta.

Keskijohdon edustajalla ei myöskään ole hyvää tilannekuvaa käytännön tekemisestä, joten hän ei välttämättä osaa kysyä oikeita kysymyksiä tai tarjota sellaisia ratkaisuja asiakkaan ongelmiin, jotka tiimi voisi vaivattomasti toteuttaa.

 Vaihtoehto tälle mallille on vapauttaa ja vastuuttaa tiimi itse asiakasymmärryksen kasvattamiseen.

Ideaalitilanne tässä on se, että asiakkaan digiliiketoimintaa tukeva tiimi hoitaa itse kaiken yhteistyön asiakkaan kanssa markkinoinnista ja myynnistä lähtien. Tämä vaatii sitä, että tarvittava osaaminen on tuotu tiimiin mukaan.

Tiimi asiakasymmärryksen vartijaksi, mutta miten?

Useimmissa firmoissa tähän on pitkä matka. Siksi määränpäätä kohti tulee edetä askel kerrallaan.

Ensimmäinen askel on hankkia parempi ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta. Tämä onnistuu parhaiten keskustelemalla asiakkaan kanssa. Useissa tapauksissa tämä on helppoa; asiakas yllättyy positiivisesti kun toimittaja osoittaa välittävänsä olemalla asiasta kiinnostunut.

Tapauksissa joissa asiakas on haluton paljastamaan liiketoimintaansa, kysymys on usein luottamuksen puutteesta. Tällöin toimittajan on ansaittava luottamus teoilla. Tämä voi viedä jonkin verran aikaa.

Seuraava vaihe on se, että tiimi hankkii paremman ymmärryksen oman firmansa tavoitteista, liiketoiminnasta ja tarjonnasta. Tämä mahdollistaa sen, että tiimi voi tarjota asiakkaan tarpeisiin parhaiten sopivaa palvelua niin, että syntyy tilanteita, joista molemmat hyötyvät.

Jos tätä ei tehdä tai jos firmalla ei ole selkeää strategiaa, on vaarana, että eri tiimien asiakasymmärrys pirstaloi firman liiketoiminnan.

Kun tiimi etenee tällä polulla, tiimin työn taso nousee myös toisesta syystä: asiakasymmärryksen ja liiketoimintaymmärryksen lisääntyminen tekee tiimin työstä merkityksellisempää. On helppo innostua ja sitoutua, kun tietää mitä vaikutuksia omalla työllä on asiakkaan ja oman firman liiketoimintaan.

Kirjoittaja Antti Kirjavainen on kokenut valmentaja ja yksi Flowan perustajista. Hän auttaa digibisnesyrityksiä kehittymään liiketoimintalähtöisiksi, asiakkaita ymmärtäviksi ja jatkuvasti toimintaansa kehittäviksi.

Haasta tiimityötaitosi!

Ryhmätyötunnit ovat tuttuja kouluajoilta, mutta työelämässä puhumme tiimityöstä. Sanakirjan mukaan tiimityö on synonyymi sanalle ryhmätyö. Käytännössä ero on huikea. Kahden esimerkin avulla voit haastaa itseäsi. Kumpaa teillä tehdään? Blogin lopusta löytyy käytännön harjoitus niin tiimeille kuin esimiehille.

Esimerkki #1 Ryhmätyön kulttuuri (huom. sisältää mikromanageerausta ja oman työn optimointia)

Tunti alkaa. Ryhmät ja aiheet on jaettu valmiiksi. Opettaja ohjeistaa: “Nyt voitte vapaasti miettiä työnjaon” Ryhmissä sovitaan, kuka vastaa kuvista, kuka tekstistä, kuka hankkii taustatietoja ja kuka esittelee lopputuloksen. Oppilaat paneutuvat vastuualueisiinsa ja seuraavalla tunnilla esitellään lopputulos. Nyt kaikki ovat oppineet aiheesta jotain. Ne, jotka eivät nähneet vaivaa, oppivat vähemmän. Opettaja on tyytyväinen, sillä suurin osa suoriutui tehtävästä hyvin arvosanoin.

Kymmenen vuoden päästä samat oppilaat ovat kirkasotsaisia tietotyön ammattilaisia. Projektit tehdään tiimityönä. Tuttu juttu. Yksi vastaa ulkoasusta, toinen sisällöstä, kolmas toiminnallisuudesta ja neljäs asiakasrajapinnasta. Projekti etenee pääosin hyvin, melkein aikataulussa, riippuen siitä, miten osa-alueet valmistuvat. Asiakasvastaava esittelee tulokset asiakkaalle. Tapahtuu jotain outoa: asiakas ei ole tyytyväinen. Numeroksi tulee kohtalainen kuutonen, vaikka osasuoritukset olivat jopa erinomaista tasoa!

Esimieskään ei ole tyytyväinen. Hän huomaa valvontansa projektin aikana olleen puutteellista. Tiimiläisillä on ollut liikaa vapauksia, työn organisoiti oli huono. Arviointipalaverissa päätetään, että jatkossa vaaditaan asiakkaalta tarkemmat ohjeet. Tiimin toimintaa on syytä valvoa tiukemmin, mikä lisää esimiehen työkuormaa entisestään. Ei talvilomaa tänäkään vuonna.

On myös toisenlaisia opettajia ja toisenlaisia johtajia…

Esimerkki #2 Tiimityön kulttuuri

Tunti alkaa. Etukäteen ei ole mitään valmista, vaan opettaja ohjeistaa luokan organisoitumaan itse: “Muodostakaa sellaisia ryhmiä, jotka mielestänne edistävät päämäärää. Vaihtakaa ryhmiä tarvittaessa. Jakakaa tietoa keskenänne.” Oppilaat organisoituvat erilaisiin ryhmiin nopeasti. Työnjako syntyy luontevasti ja oppilaat hakevat tietoa monenlaisin menetelmin, jakaen sitä muiden kanssa. Seuraavalla tunnilla esitellään lopputulokset ja käydään läpi, miten työskentely sujui. Todetaan, että kaikki, myös opettaja, ovat oppineet jotain. Lisäksi ryhmätyö-projekti on poikinut sivu-projekteja, joita oppilaat tekevät innolla koulussa ja sen jälkeen.

Kymmenen vuoden päästä samat oppilaat ovat kirkasotsaisia tietotyön ammattilaisia. Projektit tehdään tiimityönä. Tuttu juttu. Tiimiläiset organisoivat työt nopeasti, hyödyntäen kaikkien osaamista. Ylhäältä ohjattua hierarkiaa ei ole, tieto kulkee nopeasti ja innovaatioita syntyy. Kaikki kokevat osallisuutta ja ottavat vastuuta lopputuloksesta. Projekti valmistuu etuajassa ja asiakas on tyytyväinen innovatiiviseen lopputulokseen. Hän tilaa uuden projektin saman tien.

Esimies on tyytyväinen. Koko organisaation kulttuuria muutetaan. Luodaan vahva oppimisen kulttuuri ja modernit, kokeilevat työtavat. Avoimuutta lisätään ja työntekijöiden päätäntävaltaa kasvatetaan. Esimies huomaa, että tiimit vievät yritystä vauhdilla eteenpäin, luoden yhdessä asiakkaiden kanssa uusia menestystuotteita. Esimies lähtee talveksi reppureissaamaan Aasiaan.

Kotiläksy tiimityötä opettelevalle tiimille

  1. Ideoikaa tiimin kanssa tiimityötä edistäviä, konkreettisia muutoksia omiin työtapoihinne
  2. Äänestäkää vaihtoehdoista pienin mahdollinen ja sitoutukaa seuraavan kahden viikon aikana kokeilemaan sitä käytännössä
  3. Koko session kesto max 15 min
  4. Post-it lappuja ei voi käyttää liikaa
  5. Kahden viikon kuluttua pitäkää uusi sessio, jossa arvioitte, mitä tapahtui
  6. Repeat

Kotiläksy tiimityötä opettelevalle esimiehelle

Kts ed.

Vieraskynä: Ketterää vai jotain muuta myyntiä?

Buenos dias. Sehän tarkoittaa loistavaa päivää espanjaksi. Olen viime aikoina miettinyt kovasti sitä tekisinkö itse ketterää myyntiä, vai pysyttelisinkö suosiolla sen toisen myynnin parissa.

Mitä se ketteryys myynnissä on, ketä se koskettaa, ja mitä minun pitäisi tietää tästä. Onko jotain konkreettista, jolla omaa myynnillisyyttä voisi helpottaa?

IMG_3830

Toivottavasti päiväsi on lähtenyt hyvin käyntiin? Ihan ensimmäiseksi ota hyvä asento ja hengitä pari kertaa syvään. Otan itse kupin höyryävän kuumaa tummaa 100% arabicaa. Ota sinäkin jotain. Puhutaan hetki näistä jutuista kahvin äärellä.

Ketterät tumput

Ketteryydessä on pohjimmiltaan kyse kokeilemisesta ja oppimisesta. Lean, agile, scrum ja niin edelleen. Epäilemättä tuttuja termejä sinulle. Avaan tätä silti hieman.

Ketteryys on nopeutta. Ketteryys on reaktiokykyä. Ketteryyttä on kyky toimia tehokkaasti oikeiden asioiden kanssa. Ketterä pystyy tekemään enemmän, paremmin ja tehokkaammin oikeampia asioita. Ketteryydessä tärkeintä on nopean oppimisen taito, kyky oppia virheistä ja onnistumisista. Mitä ketterämmäksi tule sen vähemmän tarvitsee oppia.

Yksi projekti opettaa muita projekteja. Yksilötason oppimisesta matriisin oppimiseen. Suoritusta ei voida kopioida. Tulokset tulevat kaikilta. Oppimista opitaan. Kilpailuetu. Huh?

Tärkein hommasi

Oletko vielä mukana? Tuntuuko ajatus myynnistä ja myymisestä sinusta vieraalta ja jopa vastenmieliseltä?

Darren Hardy kirjoittaa marraskuussa julkaistavassa kirjassaan “Sinä myyt. Koko päivän. Joka päivä. Myynti on jatkossa ainoa asia, joka antaa sinulle momenttia ja kyvykkyyttä selvitä edessä häämöttävistä ylä- ja alamäistä.”

Uskotko, että olen samaa mieltä Darrenin kanssa? Olen.

Jokainen myy jotain

Puhutko joskus ideoista, innovaatioista, tai strategiasta? Joudutko joskus kertomaan muille asioita, joita joudut perustelemaan? Niinpä niin. Sinä myyt omaa näkemystäsi ja osaamistasi. Jokaisessa organisaatiossa, vuoden jokaisena päivänä, jokainen myy jotain. Myös sinä. Näin se on.

Ole huoleti. En kerro tätä kenellekään. Tämä jää meidän väliseksemme.

Jotenkin tuntuu siltä, että juttuni taas rönsyilevät hieman turhan kauas. Itseäni ärsyttää lukea juttuja, joissa ei vastata herätettyihin kysymyksiin. Samaten minua ärsyttää se, jos jutuista ei jää mitään konkreettista ja käyttöönotettavaa käteen. Yritän nyt päästä takaisin punaiselle langalle. Okei?

Ketterää myyntiä

Muistatko otsikon kysymyksen. Kumpaa sinä mieluummin tekisit, ketterää vai jotain muuta myyntiä? Mitä vastasit? Anna kun arvaan. Ketterää myyntiä. Niin minäkin. Ketterässä myynnissä onnistumisista ja epäonnistumisista opitaan nopeasti. Tietoa jaetaan avoimesti ja välittömästi kaikille halukkaille. Muutokset näkyvät tekemisessä.

Muutosten ei tarvitse olla isoja ollakseen vaikuttavia. Vaikutukset näkyvät viivan alla.

Anna kun arvaan yhden asian. Sinä et tykkää soittaa uusille tai vanhoille kontakteille myydäksesi ratkaisuanne, tai palveluitanne? Mielestäsi soittaminen on silti hyvä keino saada tapaamisia ja asiakastapaamiset ovat ainoa keino myydä juttuanne? Keksit silti mieluummin itsellesi jotain muuta tekemistä soittamisen sijaan? Et pidä puhelimessa myymisestä?

Konkreettisesti ketterämpää

Haluan lohduttaa sinua hieman. Et ole yksin tämän ongelmasi kanssa. Tämä on satojen tuhansien asiantuntijoiden ongelma. Kerron sinulle vinkin, joka voi auttaa sinua tulevaisuudessa. Olisitko avoin helpommalle vaihtoehdolle? Oletko valmis näkökulman vaihtamiseen?

Soittosi tarkoitus on sopia tapaaminen. Et soita myydäksesi. Soitat sopiaksesi tapaamisen.

Lue tämä muutamaan kertaan. Seuraavan kerran kun soitat jollekin sinun tarvitsee vain sopia tapaaminen. Helpottaako? Tässä vielä lankaa soittojasi tukemaan:

Hymyile. Kerrot kuka olet ja mistä soitat. Kuuntele. Kysy soititko hyvään aikaan. Kuuntele. Sano haluavasi tavata ja kerro mistä asiasta haluaisit keskustella. Kuuntele. Katsot kalenteristasi pari vaihtoehtoa ja ehdotat niitä. Kuuntele. Kiität ja toivotat aurinkoista viikonjatkoa. 

Kokeile toisen kerran. Onnistuiko? Mitä opit? Kerro heräsikö sinulle jotain ajatuksia? Laita kommenttia alle ja kerro mitä mietit. Loistavaa syksyä :).

Aurinkoisin terveisin ,

Sunny regards from Finland,

Pasi